Loi 96 et startups : Rester conforme aux lois sur la langue française au Québec

Pour les startups technologiques qui se lancent ou se développent à Montréal, concevoir un excellent produit n'est qu'une partie de l'équation. Vous devez également naviguer dans un environnement réglementaire unique.

En 2022, le gouvernement du Québec a adopté la Loi 96, remaniant en profondeur la Charte de la langue française. Pour les entreprises en pleine croissance, ces changements représentent un virage fondamental dans la façon dont vous devez embaucher, contracter et opérer au quotidien.

Bien que les avocats d'entreprise se chargent de la rédaction de vos documents juridiques, l'exécution financière et opérationnelle de ces règles incombe directement à vos systèmes administratifs (back-office). Ne pas architecturer votre entreprise pour la conformité à la Loi 96 fait plus qu'entraîner des amendes. Cela peut compromettre votre capacité à réclamer de lucratifs crédits d'impôt gouvernementaux.

Voici le guide opérationnel de la Loi 96 pour les fondateurs technologiques, et comment vous assurer que votre startup demeure pleinement conforme.

1. Le seuil de 25 employés : La francisation

Historiquement, les entreprises québécoises n'avaient à s'inscrire formellement auprès de l'Office québécois de la langue française (OQLF) et à prouver que le français était leur langue de travail habituelle que lorsqu'elles atteignaient 50 employés.

La Loi 96 a considérablement abaissé ce seuil à 25 employés.

Dès que votre startup atteint 25 employés (incluant les travailleurs à distance basés au Québec) pendant six mois, vous devez vous inscrire à l'OQLF et amorcer une démarche formelle de « Francisation ». Vous devrez former un comité de francisation, évaluer vos pratiques linguistiques actuelles et potentiellement adopter un plan d'action pour assurer la généralisation du français à tous les niveaux de votre entreprise.

• Le plan d'action : N'attendez pas l'employé n° 24 pour y penser. Vos wikis internes, vos politiques RH et vos documents de formation doivent être établis de façon bilingue dès le début. Traduire des années de documentation opérationnelle rétroactivement est incroyablement coûteux.

2. Contrats de travail et infrastructure RH

Embaucher les meilleurs talents en ingénierie à Montréal implique souvent un recrutement international. Cependant, la Loi 96 a introduit de nouvelles règles strictes concernant la façon dont vous communiquez avec votre équipe.

Tous les contrats de travail doivent être rédigés en français. Bien qu'un employé puisse demander explicitement un contrat en anglais, la version française doit être fournie en premier. De plus, toutes les communications écrites destinées à votre personnel (y compris les mémos, les évaluations de performance et les manuels de formation) doivent être disponibles en français.

Même vos offres d'emploi sont fortement réglementées. Si vous publiez une offre d'emploi en anglais, vous devez simultanément la publier en français en utilisant les mêmes modes de transmission et en atteignant un public comparable.

• L'impact opérationnel : Vos plateformes de paie et vos Systèmes d'information sur les ressources humaines (SIRH), comme Employment Hero ou Wagepoint, doivent être capables de générer des fiches de paie, des offres d'emploi et des communications internes en français ou bilingues de manière transparente.

3. Contrats commerciaux et facturation

Si votre startup vend des logiciels B2B ou B2C, la façon dont vous signez avec vos clients a changé.

En vertu de la Loi 96, les contrats types (contrats d'adhésion) doivent être présentés en français en premier. Un client ne peut plus simplement signer un contrat en anglais avec une clause linguistique standard au bas du document. On doit lui remettre le contrat en français, il doit l'examiner, puis demander explicitement à être lié par la version anglaise à la place.

De plus, les opérations financières courantes sont impactées. Les factures, les reçus et les confirmations de commande émis aux clients au Québec doivent être en français.

• Le plan d'action : Votre infrastructure de facturation (comme Stripe ou Chargebee) et votre logiciel comptable (comme QuickBooks en ligne) doivent être configurés pour générer et envoyer automatiquement des factures en français à vos clients basés au Québec en fonction de leur adresse de facturation.

4. Exigences relatives aux logiciels et à la pile technologique

Achetez-vous un outil logiciel d'entreprise pour votre équipe montréalaise ?

La Loi 96 exige que les entreprises opérant au Québec fournissent à leurs employés des logiciels en français, à moins qu'aucune version française n'existe. Si une version française est disponible sur le marché, vous devez l'acheter et la déployer, même si elle coûte plus cher ou possède légèrement moins de fonctionnalités que l'équivalent anglais.

Cela s'applique également aux logiciels que vous concevez. Si vous vendez un produit SaaS à des entreprises au Québec, vos clients exigeront de plus en plus une interface en français pour satisfaire leurs propres exigences de conformité à l'OQLF.

Les risques financiers cachés de la non-conformité

L'OQLF a du mordant, et les pénalités pour ignorer la Loi 96 sont sévères.

1. Amendes directes : Les amendes pour non-conformité varient de 3 000 $ à 30 000 $ par jour pour les personnes morales, et elles doublent ou triplent en cas de récidive.
2. Suspension des droits corporatifs : Dans les cas extrêmes, le gouvernement peut suspendre ou révoquer vos permis et vos droits corporatifs.
3. Perte de crédits d'impôt : C'est le tueur silencieux pour les startups technologiques. Pour réclamer des incitatifs provinciaux massifs comme le CDAE (Crédit d'impôt pour le développement des affaires électroniques) ou les portions provinciales de la RS&DE, votre entreprise doit être en règle avec la province. Un statut corporatif suspendu en raison de violations des lois linguistiques peut instantanément invalider vos réclamations de crédits d'impôt, brûlant ainsi des centaines de milliers de dollars de liquidités anticipées.

Architecturer une entreprise conforme

Naviguer dans la Loi 96 nécessite une approche proactive de vos systèmes administratifs. La conformité ne peut pas être une réflexion après coup greffée sur une fondation défaillante.

Chez Banis CPA, nous ne faisons pas que produire des déclarations de revenus. Grâce à notre Mode Architecture, nous concevons et mettons en œuvre les systèmes financiers et opérationnels qui maintiennent votre startup en conformité tout au long de sa croissance. De la configuration de la facturation bilingue dans QuickBooks à la structuration des systèmes de paie qui gèrent les exigences de déclaration uniques du Québec, nous bâtissons une infrastructure en laquelle vous pouvez avoir confiance.

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